Moet je de ondernemingsraad betrekken bij een PMO of PAGO?

Waarom heeft de OR instemmingsrecht?

Een PAGO richt zich op het signaleren en voorkomen van gezondheidsrisico’s die samenhangen met het werk. De inhoud wordt daarom afgestemd op de arbeidsrisico’s uit de RI&E. Een PMO kan daarnaast breder kijken naar onderwerpen zoals vitaliteit, leefstijl, mentale gezondheid en duurzame inzetbaarheid.

Volgens artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden heeft de OR instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie. Ook regelingen rond het verwerken en beschermen van persoonsgegevens kunnen onder het instemmingsrecht vallen.

Omdat een PMO of PAGO meestal voor een groep medewerkers wordt georganiseerd en raakt aan arbeidsomstandigheden én privacy, moet je de OR in veel gevallen vooraf om instemming vragen. Dat geldt vooral wanneer je een nieuwe regeling invoert of een bestaande aanpak inhoudelijk wijzigt.

Wanneer moet je de OR betrekken?

Betrek de OR in ieder geval wanneer je keuzes maakt over:

• het doel en de inhoud van het onderzoek;

• de medewerkers of functiegroepen aan wie je het onderzoek aanbiedt;

• de vragenlijsten, onderzoeken en medische metingen;

• de keuze voor een uitvoerende aanbieder;

• de manier waarop medewerkers worden geïnformeerd;

• de verwerking en bescherming van persoonsgegevens;

• de voorwaarden voor een geanonimiseerde groepsrapportage;

• de manier waarop de organisatie vervolg geeft aan de uitkomsten.

Of formele instemming nodig is, hangt af van de precieze opzet en van de ruimte die je als werkgever hebt om eigen keuzes te maken. Is de invulling al volledig bepaald in een cao of andere bindende regeling? Dan kan de situatie anders zijn. Bij twijfel is het verstandig om juridisch advies in te winnen.

Betrek de OR op tijd

Leg een volledig uitgewerkt plan niet pas op het laatste moment bij de OR neer. Door de OR al tijdens de voorbereiding te betrekken, kun je vragen en zorgen vroegtijdig bespreken.

Maak in ieder geval duidelijk:

• waarom je een PMO of PAGO wilt aanbieden;

• hoe het onderzoek aansluit op de RI&E;

• wat medewerkers aan het onderzoek hebben;

• of deelname vrijwillig is;

• welke gegevens worden verzameld;

• wie toegang heeft tot de resultaten;

• wat de werkgever wel en niet te zien krijgt;

• en wat je met de groepsresultaten wilt gaan doen.

Een vroege samenwerking kan bovendien bijdragen aan meer vertrouwen onder medewerkers. De OR kan helpen om het doel van het onderzoek helder uit te leggen en medewerkers te informeren over de bescherming van hun privacy. Dat kan uiteindelijk ook een positieve invloed hebben op de deelname.

Hoe zit het met de privacy?

Bij een PMO of PAGO worden gevoelige gezondheidsgegevens verwerkt. Persoonlijke onderzoeksresultaten en medische informatie worden niet met de werkgever gedeeld. Iedere deelnemer ontvangt uitsluitend de eigen resultaten en persoonlijke adviezen.

Als werkgever kun je bij voldoende deelname wel een geanonimiseerde groepsrapportage ontvangen. De deelnemende groep moet groot genoeg zijn om te voorkomen dat resultaten naar individuele medewerkers te herleiden zijn. Spreek daarom vooraf duidelijk af welke minimale groepsgrootte wordt gehanteerd en welke gegevens in de rapportage worden opgenomen.

De OR zal terecht willen weten hoe de aanbieder met persoonsgegevens omgaat, hoe lang gegevens worden bewaard en welke maatregelen worden genomen om herleidbaarheid te voorkomen.

En als je geen ondernemingsraad hebt?

Heeft jouw organisatie geen OR, maar wel een personeelsvertegenwoordiging? Dan kan ook de PVT instemmingsrecht hebben bij regelingen rondom arbeidsomstandigheden. De bevoegdheden van een PVT zijn beperkter dan die van een OR, waardoor het belangrijk is om per situatie te beoordelen welke rechten van toepassing zijn.

Ook zonder OR of PVT blijft het verstandig om medewerkers tijdig bij het traject te betrekken. Goede communicatie over het doel, de vrijwilligheid, de privacy en de persoonlijke meerwaarde van het onderzoek helpt om draagvlak en deelname te vergroten.

Een passende PMO- of PAGO-aanbieder vinden

De OR betrekken is één onderdeel van een zorgvuldig traject. Daarnaast moet het onderzoek aansluiten op de RI&E, de doelstellingen van jouw organisatie en de behoeften van de medewerkers.

Via PMO Vergelijk Direct brengen we jouw wensen en uitgangspunten in kaart en vergelijken we passende aanbieders op inhoud, uitvoering, privacy, rapportagemogelijkheden en kosten. Zo ontvang je een offerte die zo goed mogelijk aansluit op jouw organisatie én beschikt je over duidelijke informatie die je kunt gebruiken bij het overleg met de OR.

Wil je weten welke PMO- of PAGO-aanbieder bij jouw organisatie past? Vraag dan vrijblijvend een offertevergelijk aan.

Bronnen: Sociaal-Economische Raad, Wet op de ondernemingsraden en Arboportaal van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.